自社で保有している多種多様なデータを統合・可視化し、スピーディーな現場展開を実現するBI（Business Intelligence）ツールの活用は、データドリブンな組織の実現に有効な手段の一つです。しかし各社から機能も価格も異なる様々なBIツールがリリースされているため、どれを選ぶべきか判断に困ってしまう場合もあるかと存じます。この記事では、BIツールの選定プロセスをステップごとに記載してあります。この記事を読んでいただき、自社にとって最適なBIツールを明確化しましょう。
BIツール導入のメリット
BIツール導入の主なメリットは、以下3点です。データに基づいた意思決定ができる
見たい情報をグラフやレポートなどでわかりやすく参照できるため、経営層やマネージャーなどがデータに基づいて客観的に意思決定できるようになります。結果、現場や顧客に対する理解が進み、提供する商品やサービスの質向上へと役立てられます。データ集計・可視化を効率化できる
これまで手動で対応していたデータの集計から可視化までの工程をBIツール上で半自動化できるため、活用までの工程を大幅に効率化できます。効率化の結果、削減できた作業時間は分析に費やせるため、業務変革のチャンスを掴みやすくなります。専門スキルなしでも分析ができる
直感的な操作感で分析が可能になるため、特に専門的なスキルがなくても誰でもデータから気づきが得られるようになります。社内でデータ分析に対応できる人材が増えることで、組織一体となったデータ活用文化の醸成が可能となります。BIツール導入の注意点
これまで見てきたようにBIツールは組織のデータ活用を大きく変えうる魅力的なツールです。しかし、導入時の検討が不十分だったために、想定していた理想とは程遠い現状になってしまっているケースも多く見受けられます。ここからは、BIツール導入の際の注意点を見ていきましょう。
BIツール導入はスモールスタートで
BIツールの導入はスモールスタートが原則です。様々なシチュエーションや目的を想定して、重厚長大な利用環境をいきなり作ってしまった結果、実際に使用する人にとって使いづらく、一部の機能しか使ってもらえなかったといったケースはよく発生します。
まずは最低限なデータ搭載と必要な部署への展開からはじめ、現場社員からのフィードバックをもらう過程を経るようにしましょう。BIツールを使用するという文化を社内で浸透させながら、少しずつデータの種類や関係部署を増やしていくことが重要です。
後々のユーザー数増加を意識
BIツールが社内に浸透してくるとユーザー数も増加していきます。ライセンス数に応じた料金体系であった場合、自ずとランニングコストも膨れ上がっていきます。自社の予算計画とBIツールの料金体系を考慮しながら、身丈に合った最適なBIツールを選定しましょう。組織の拡大に応じて、途中で使用するツールやプランの見直しを行うことも重要です。
BIツールの導入体制には現場メンバーの参画が必須
BIツールを構築・運用するメンバーはもちろんのこと、現場のニーズを的確にくみ取るためには、実際に業務でBIツールを使用する部署のメンバーも体制に加えた方がよいでしょう。運用部署主体の活用体制となった場合、運用面での最適化ばかりが意識されてしまい、肝心の現場での使いやすさが軽視されてしまうケースはよくあることです。一方で、現場活用を重視するがあまり、日々の運用が非常に負担になってしまうケースも見受けられます。運用部門と現場部門の双方にとって活用しやすい環境を実現するためにも、現場メンバーとの連携は不可欠です。
BIツール選定のプロセス
BIツール導入のメリットや注意点を頭に置いて、ここからは実際にBIツールを選定する流れを見ていきましょう。STEP1：解決したい課題・目的の設定
まずはBIツールを導入することによって「解決したい課題」を明確にしましょう。例えば下記のような内容です。● 各々がExcelで可視化・分析をしているので、部署や人によって、データ活用レベルに大きな差が発生している
● 情報システム部門が管理しているデータに自由なアクセスができず、都度依頼してデータを受け取っているため、データにリアルタイム性がない
● 定点調査を複数年にわたって実施しているが、過去データとの比較があまりできていない
● KPIの設定はできているが、その後の進捗の管理ができていない
課題を明確にすることによって、自然にBIツール導入の目的も明確になり、BIツールを使用する部署・担当者も決められるでしょう。情報システム部門が主導してBIツールを導入する場合は、現場部門へのヒアリングが必須です。主に、下記のような内容を検討します。
● 導入で解決したい課題
● 導入の目的
● 使用部署・担当者
STEP2：機能要件の設定
機能要件は、ユーザーから求められる機能をまとめたものです。明確にした課題・目的をもとに、現場メンバーも巻き込み業務フローで活用できるBIツールにするべく、搭載するデータとダッシュボードの構成を検討しましょう。具体的に検討すべきポイントは、下記の通りです。● どういったデータを搭載すべきか？
● どういったグラフでデータを表現すべきか？
● どういった切り口でデータを比較すべきか？
● どういった構成でアウトプットを配置すべきか？
どういった表現をダッシュボード上で用いるか？（どういった言い回しが現場ユーザーにとって伝わりやすいか？）検討段階であがった機能要件をいきなり全て満たすことを目指す必要はありません。「BIツール導入の注意点」でも触れたように、フェーズを分けながらスモールスタートでBIツール導入を進めて行くことも忘れないようにしましょう。
STEP3：非機能要件の設定
非機能要件とは、ユーザビリティ、性能、拡張性、セキュリティなど、機能要件以外の品質に関連するもの全般をまとめた内容です。具体的に検討すべきポイントは、下記の通りです。● データをBIツールに連携させるためのパイプライン構造
● データの機密性に応じたセキュリティレベル
● データの具体的な更新方法
STEP4：担当者・予算の設定
最後にBIツールを構築する担当者と運用する担当者ならびに活用に必要となる全体予算を設定していきます。BIツールの活用を行っていくためには主にダッシュボードの初期構築と現場からの要望に応じた改善対応を中心に行うメンバーと、構築後のデータ更新を中心に行うメンバーをそれぞれ割り当てる必要があります。
割り当てられる担当者がいない場合は、一部の役割を外注することも視野にいれてプロジェクトを推進しなければなりません。
予算は、BIツールのライセンス費用と人件費、外注する場合は外注費の3つを軸として算出していきましょう。スモールスタートで始める場合も、将来的にどのくらいのユーザーが利用可能性があるかは想定しておく必要があります。
クロス・マーケティングによるBIツール導入サポート
これまで見てきたように、BIツールを導入段階においても検討すべきポイントは多岐に渡ります。こうしたポイントを抑えながらのBIツール導入のサポートをクロス・マーケティングでは実施しています。機能要件や非機能要件の設定といった設計面でのサポートはもちろんのこと、解決課題や導入目的の設定や必要となる体制・予算の検討などコンサル的立場からの支援も可能です。BIツールの導入でお困りの際は、ぜひ一度クロス・マーケティングへご相談ください。
■参考サイト：
https://it-trend.jp/bi/article/choice
https://www.ashisuto.co.jp/pr/bi/
https://datanature.njk.co.jp/casestudy/bitool/index.html
https://www.unirita.co.jp/solution/bi_sizing.html
https://liskul.com/bi-tool-2-18005
https://www.bi.ksc.co.jp/tips/bi-knowledge/bi-tool-description
https://clabel.jp/article/know_how/218/
https://www.aspicjapan.org/asu/article/11946
https://bi.lakeel.com/course/detail37/
https://bi.lakeel.com/course/detail03/
