多くの企業ではBIツールを用いてダッシュボードを作成し、効率よく経営状態の把握ができるように努めています。しかし現場が使いやすいダッシュボードをどのように作成すればよいかわからず、悩んでいらっしゃる方も多いのではないでしょうか。今回は、現場ユーザーが使いやすいダッシュボードを作るためのコツについて、お伝えしていきます。
ダッシュボードについておさらい
ダッシュボードとは、KPIや経営指標などを効率よくモニタリングするために、ツール内の要素をまとめて見やすくした画面のことです。現場ユーザーはダッシュボードを通じて、自社の商品・サービスのステータスや過去の実施施策の反応率など様々な情報をスピーディーに把握することができます。このダッシュボードが使いやすいかどうかで、現場の作業効率が大きく左右されるので設計は慎重に行う必要があります。
まずはダッシュボードの活用目的を理解
では、ダッシュボードはどのような場面で活用されることが多いのでしょうか。ここではその活用目的を具体的にみていきましょう。迅速な意思決定
ダッシュボードでは、BIツール内のデータをまとめてKPIや経営指標の状態で表示でき、関連するデータも必要に応じて設定しておけます。自社内でKPIや経営指標などを一元化し、リアルタイムに情報を共有しておくことで、経営層だけでなく現場でも意思決定を迅速に行えます。自社のKPIの認識を統一
打合せの際に各種KPIについて会話するだけでも、各人員で想定しているデータが異なるなど認識の相違が発生することもあります。そこでダッシュボードを確認しながら打合せをすることで、認識を統一でき事前の設定で関連するデータもすぐに確認可能です。レポート作成の効率化
BIツール導入以前は、手入力でExcelのレポートを作成していた企業もあります。ダッシュボードを活用することで、誰でもリアルタイムでデータの参照ができ、手作業でレポートを作成する必要がなくなるため、作業の効率化に繋がります。
現場ユーザーが使いやすいダッシュボードを作るためのコツとは
現場のユーザーが使いやすいダッシュボードを作成するには、いくつかのコツがあります。ここからは、そのコツをみていきましょう。5W1Hでダッシュボードの活用シチュエーションを明確化
ダッシュボードを作成する際には、誰がいつどこで、何のデータをどうやってみるかを5W1H（When、Where、Who、Why、What、How）の形で明確にしましょう。これらがあいまいなままダッシュボードを作成してしまうと、使いにくいダッシュボードになってしまい、結果、誰にも使われず放置されかねません。よくあるのが、What（データ）のみを定義したダッシュボードを作成してしまうことです。データのみを定義するだけでは、効率的にデータを参照できないことが多いため、社内での活用が浸透しにくいでしょう。
現場ユーザーが共通認識として理解できる表現・アウトプットを使用
現場ユーザーが直感的に理解してデータ分析できるようにするためには、社内で共通認識されている表現・アウトプットを使用することが必要です。特定の部署・メンバーでしか通用しない表現は使わないようにしましょう。現場で共通認識となっている表現・アウトプットについては、現場ユーザーに確認を取りながらダッシュボードを構築していくと効率的です。
現場ユーザーが直感的に操作しやすいダッシュボード構成
ダッシュボードの構成においては、BIツールの機能を用いて現場ユーザーにとって着目すべき数値が動的に表示されるようにし、直感的に操作しやすくすることを目指しましょう。例えばTableau 2022.3の新機能である「動的ゾーン表示」の活用があげられます。動的ゾーン表示とは、ダッシュボード各ゾーンの表示・非表示を切り替えられる機能です。以前にもフィルタ機能やコンテナ機能で情報の表示・非表示はできていましたが、動的ゾーン表示機能によって、より多くのオブジェクトに対して細かく表示・非表示ができるようになりました。
一例として、パラメータの値を任意に変更できる「パラメータアクション」と組み合わせることにより、グラフの項目名を選ぶだけで関連詳細データのみを表示させることができます。ダッシュボードの表示欄を有効活用して見やすくできるでしょう。
PDCAサイクルを回して改善
ダッシュボードを作成した後もPDCA（Plan、Do、Check、Action）サイクルを回して改善していくことが重要です。継続して改善を実施することにより、現場によりフィットしたダッシュボードに改善していくことが可能です。ダッシュボードに必要な情報は状況によっても変化するため、あまり考えすぎずにまずは現時点で必要な情報を集めて作成し、ブラッシュアップしていく方が効率よく作成できるでしょう。
ダッシュボードの運用体制を整備
ダッシュボードのPDCAサイクルを効率よく回すために、ダッシュボードを誰がどのようにアップデートしていくかの運用体制を整備します。作業項目は、ダッシュボードの改修や新しいデータへの接続、組織の変化に対応した情報設計などです。これらの対応を行う際に専門知識を要するため、社内に知見がなければ外部パートナーの力を借りながら進めて行くとよいでしょう。
ダッシュボード作成も含めたBIツールのお悩みはクロス・マーケティングへご相談を
ダッシュボードとは、KPIや経営指標などの情報をまとめた一覧で、データの一元化や認識の統一、レポート作成効率化などの目的があります。5W1Hを明確にした作成やPDCAサイクルでの継続的な改善、運用体制の確立などを実施することによって、現場でも使いやすいダッシュボードが完成するでしょう。クロス・マーケティングでは様々なビジネス課題をデータ活用へ落とし込み、ダッシュボードの要件定義～運用まで一気通貫で支援するサービスをご提供しています。ダッシュボードの効果的な活用に向けたお悩みは、ぜひ一度クロス・マーケティングへご相談ください。
■参考サイト：
https://data-viz-lab.com/dashboard
https://kaikoku.blam.co.jp/client/digimaguild/knowledge/data-analysis/1123
https://speakerdeck.com/yuzutas0/20191127?slide=20
https://www.youtube.com/watch?v=w3kaDfMGhOk
https://www.finereport.com/jp/analysis/bidashboard/
https://www.tryeting.jp/column/5128/
https://ferret-plus.com/62406
https://it-trend.jp/bi/article/bi_dashboard
https://persol-tech-s.co.jp/hatalabo/it_engineer/452.html
https://product-senses.mazrica.com/senseslab/tool-reviews/dashboard-tools
https://boxil.jp/mag/a2896/
https://blog.hubspot.jp/dashboard-tools
